Zuweisungs-Workflows
Sie können mehreren Benutzern unterschiedliche Rollen für eine Zuweisung zuweisen und dabei den gesamten Workflow für diese Zuweisung erstellen. Bei einigen Rollen gibt es eine maximale Anzahl zugewiesener Benutzer, je nach Umgebung.
Sie können alle Benutzer, die Sie für den gesamten Dokumentationsprozess benötigen, bei der Erstellung einer Zuweisung zuweisen, um andere Benutzer für eine bestimmte Rolle für diese Zuweisung global auszuwählen. Dies erspart Ihnen die ständige Aktualisierung der Benutzerrollen für jedes Topic. Sie können z. B. die Writer-Rolle für sich selbst und die Rollen Contributor und Reviewer für Benutzer auswählen, die als Fachexperten (Subject Matter Experts, SMEs) oder Reviewer von Inhalten fungieren.
Wenn die Zuweisung ihren Status ändert und ihren Workflow durchläuft, wird sie für Benutzer mit bestimmten Rollen entsprechend der Workflow-Phase aktiv. Wenn sich die Zuweisung nicht in einem Status befindet, durch den sie für eine bestimmte Rolle aktiv ist, wird die Zuweisung nicht auf der Seite Meine Zuweisungen für Benutzer mit dieser Rolle angezeigt. Eine Zuweisung wird beispielsweise nur dann auf der Seite Meine Zuweisungen für die zugewiesenen Contributor angezeigt, wenn die Zuweisung den Status Beitragen hat.
Beispiel eines Zuweisungs-Workflows
Nachfolgend finden Sie einen möglichen Workflow für eine Zuweisung. Viele weitere Workflows sind möglich. Ein solcher Prozess kann mit einem technischen Redakteur, einem Informationsarchitekten, einem Produktmanager oder einem anderen Benutzer beginnen.
- Ein Produktmanager, Pro-M, kontaktiert einen technischen Redakteur, TR, und sie besprechen ein Projekt.
- TR erstellt eine Map und einige untergeordnete Topics, alle mit dem Anfangsstatus Arbeiten.
- TR weist die Map einer Gruppe von Fachexperten (SMEs) zu, die jeweils eine Contributor-Rolle aufweisen. Zu dem Zeitpunkt, zu dem TR den SMEs die Map zuweist, legt TR auch eine Regel fest, nach der die Zuweisung erst dann als abgeschlossen gilt, wenn alle SMEs ihre Topics als erledigt gekennzeichnet haben.
- TR weist die Zuweisung einem anderen technischen Redakteur, Rev, mit der Reviewer-Rolle zu und legt eine Regel fest, die es Rev ermöglicht, den Status der Zuweisung zu ändern.
- TR ändert den Status der Map und einiger Topics in Beitragen, und die Map wird zu einer aktiven Zuweisung für die SME-Beitragenden.
- Wenn die SMEs die Seite Meine Zuweisungen öffnen, enthält die Liste der Zuweisungen die zugewiesene Map mit dem Status Beitragen.
- Wenn jeder SME die anfängliche Inhaltsentwicklung abschließt, kennzeichnet er jedes zugewiesene Topic in der Map als SME-Abschluss, sodass ein grünes Häkchen auf dem Objektsymbol für diesen SME angezeigt wird.
- Wenn alle SMEs ihre Arbeit beendet haben, ändert sich der Zuweisungsstatus in „fertiggestellt“. Auf dem Symbol des Objekts wird für alle Benutzer ein grünes Häkchen angezeigt.
- TR stellt fest, dass die SMEs die Inhaltsentwicklung abgeschlossen haben, sodass der Zuweisungsstatus in Arbeiten geändert wird. Durch die Änderung des Zuweisungsstatus wird das grüne Häkchen entfernt, und es wird zu den aktiven Zuweisungen von TR verschoben.
- TR schreibt den Inhalt um und legt die fertigen Topics dann Rev zur Überprüfung vor, indem er den Zuweisungsstatus in Überprüfen ändert. Jedes Topic, das von TR nach Überprüfen verschoben wurde, wird zu einer aktiven Zuweisung für Rev.
- Rev prüft die zur Überprüfung zugewiesenen Topics und ändert nach Abschluss den Zuweisungsstatus in Arbeiten. Jedes Topic, das von Rev zurück nach Arbeiten verschoben wurde, wird TR aktiv zugewiesen.
- Wenn TR die Änderungen abgeschlossen hat, kann er auf der Grundlage der Überprüfungskommentare und des Markups entscheiden, ob er die Aktualisierungen von Rev überprüfen lassen oder den Zuweisungsstatus einfach in Abschließen ändern möchte.
- Ein Informationsarchitekt nimmt alle abgeschlossenen Topics und ändert den Zuweisungsstatus in Fertig. Wenn alle Topics in der Map den Status Fertig aufweisen, erstellt Pro-M, der für die endgültige Veröffentlichung verantwortlich ist, ein Build-Manifest für die endgültige Veröffentlichung, ein Übersetzungsmanifest für die Übergabe an die Lokalisierung oder beides.