Grundlegendes zum Content-Workflow

Während des Vorgangs zur Erstellung eines Dokuments durchläuft der Inhalt verschiedene Phasen. In jeder Phase ist Input von Personen mit verschiedenen Rollen erforderlich.

Jedes Objekt erhält einen Status, und der Status ändert sich gemäß dem in Ihrer Umgebung definierten Workflow. Ein Topic kann beispielsweise den folgenden Workflow durchlaufen (vom Status "Beitragen" bis zu "Fertig").

Abbildung: Beispiel eines Workflows
Beispiel-Workflow

Der Status eines Objekts stellt Ihnen folgende Informationen zu Verfügung:

  • An welcher Stelle es sich im Dokumentationsprozess befindet
  • Welche Schritte als Nächstes durchgeführt werden müssen
  • Was erledigt werden muss, bevor das Objekt abgeschlossen ist

Jede Person kann eine oder mehrere Rollen haben. In Ihrer Umgebung kann es beispielsweise die Rollen Contributor, Autor, Editor und Reviewer geben. Von einer Person, der eine bestimmte Rolle zugewiesen ist, wird erwartet, dass sie auf eine bestimmte Weise an dem zugewiesenen Inhalt arbeitet.

In Ihrer Organisation wird von Fachexperten beispielsweise erwartet, dass sie Inhalte verfassen, die dann zur Optimierung an technische Redakteure übergeben werden. Danach geben die technischen Redakteure die Inhalte zurück an die Fachexperten, die sie verifizieren und ggf. Änderungen vornehmen. In diesem Fall können die Fachexperten die Rollen "Contributor" und "Reviewer" haben, und technische Redakteure können die Rolle "Autor" haben.

Beispiel eines Workflows

Nachfolgend finden Sie ein Beispiel eines möglichen Workflows für Dokumentationen. Viele weitere Workflows sind möglich. Dieser Prozess beginnt mit einem technischen Redakteur. Es kann sich jedoch auch um einen Informationsarchitekt oder eine beliebige andere Person handeln.

  1. Der technische Redakteur erstellt eine Map und einige Topics.
  2. Er fügt den Topics grundlegenden Inhalt hinzu.
  3. Er weist die Topics einem Fachexperten zu, der die Rolle "Contributor" hat.
  4. Der technische Redakteur ändert den Status der Topics dann in "contribute".
  5. Wenn der Fachexperte die Seite Meine Zuweisungen öffnet, werden die zugewiesenen Topics mit dem Status "contribute" als Elemente angezeigt, an denen gearbeitet werden kann.
  6. Wenn der Fachexperte auf Bearbeiten klickt, wird das Topic aus dem Repository ausgecheckt und im Topic-Editor geöffnet.
  7. Nachdem der Fachexperte das Verfassen von Inhalten im Topic-Editor abgeschlossen hat, klickt er auf Einchecken.
  8. Der Fachexperte ändert den Status des Inhaltsobjekts in "Arbeiten" und weist es wieder dem technischen Redakteur zu.
  9. Der technische Redakteur arbeitet an dem Topic. Wenn er fertig ist, setzt er das Topic auf den Status "Überprüfen" und weist es wieder dem Fachexperten zu.
  10. Der Fachexperte prüft den Inhalt im Topic. Er kann neue Informationen hinzufügen oder weitere Änderungen empfehlen.
  11. Anschließend checkt der Fachexperte das Topic ein und setzt es wieder auf den Status "Arbeiten". Der technische Redakteur erhält so die Möglichkeit, an den Inhalten zu arbeiten oder diese anzuzeigen.
  12. Nachdem der technische Redakteur seine Arbeit abgeschlossen hat, ändert er den Status in "Abgeschlossen".
  13. Der Produktmanager oder der Informationsarchitekt setzt die abgeschlossenen Topics auf den Status "Fertig", die dann nach Bedarf entweder veröffentlicht oder zur Lokalisierung gesendet werden können.