Si vous disposez des droits d'accès requis, vous pouvez créer des attributions pour désigner différents utilisateurs pour qu'ils travaillent sur des objets dans un rôle spécifique, par exemple : réviseur, éditeur ou rédacteur. Lorsque vous attribuez des objets à d’autres utilisateurs et modifiez le statut pour une phase spécifique du processus, l’objet est dans la liste Mes attributions pour les utilisateurs associés à cette phase du processus.
Pour la plupart des processus, le nombre total d’utilisateurs qui reçoivent un rôle donné est relativement faible pour que les rubriques du groupe d’attribution progressent. Plus le nombre d’utilisateurs recevant un rôle donné est important, plus l’exécution des attributions est lente.
Pour créer une attribution :
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Recherchez l'objet à attribuer.
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Cliquez sur
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Cliquez sur Ajouter un rôle.
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Dans la liste déroulante Rôle, sélectionnez un rôle.
Le rôle que vous choisissez détermine les utilisateurs disponibles pour l'attribution d'un travail. Pour un utilisateur disposant de plusieurs rôles, vous ne pouvez assigner chaque rôle qu’une seule fois.
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Dans la liste déroulante Utilisateurs, sélectionnez des utilisateurs pour le rôle de l'attribution.
Vous pouvez sélectionner autant d'utilisateurs ayant ce rôle que le nombre maximal de bénéficiaires autorisé, qui dépend de la configuration de votre système pour le rôle.
Conseil : Vous pouvez taper un nom pour rechercher un utilisateur. S'il y a plus de 250 utilisateurs, il se peut que certains utilisateurs n'apparaissent dans la liste que lorsque vous les recherchez.
- Facultatif :
Dans le champ Commentaire, ajoutez un commentaire pour les utilisateurs, qui sera affiché dans la fenêtre de description de la ligne.
Remarque : Le commentaire ajouté figure également dans l’historique des révisions de l’objet associé.
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Si une carte contextuelle n’a pas été ajoutée automatiquement ou si vous souhaitez la modifier, procédez comme suit :
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Cliquez sur Sélectionner une carte contextuelle.
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Sélectionnez le bouton radio de la carte contextuelle souhaitée.
Vous pouvez également rechercher une carte contextuelle dans la boîte de dialogue de recherche. Vous ne pouvez appliquer qu'une seule carte contextuelle pour le rôle, mais différents rôles peuvent avoir différentes cartes contextuelles.
Une carte contextuelle est automatiquement ajoutée si vous avez déplacé un objet à partir de la vue Structure dans l'Éditeur de carte ou d'un éditeur où vous aviez déjà défini une carte contextuelle.
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Cliquez sur Ajouter.
- Facultatif :
Entrez une date ou cliquez sur
pour la sélectionner.
Le format correct pour les dates est yyyy/mm/dd, soit 2000/05/31 pour le 31 mai 2000.
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Sélectionnez une règle d’attribution pour les utilisateurs :
Tableau 1. Règles d’attribution pour les utilisateurs
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Règle d'attribution
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Description
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Autoriser les utilisateurs à modifier le statut
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Les utilisateurs peuvent modifier manuellement le statut de l'attribution.
Remarque : Vous ne pouvez pas sélectionner cette règle si le rôle n'autorise pas déjà les utilisateurs à modifier le statut. La règle ne peut pas prendre le pas sur la configuration des rôles.
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Marquer comme terminé si tout le monde a terminé
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L'attribution est terminée pour tous les utilisateurs uniquement si tous les utilisateurs attribués marquent l'attribution comme terminée.
Remarque : Vous ne pouvez pas sélectionner cette règle si le rôle ne comprend qu’un utilisateur attribué.
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Marquer comme terminé si au moins une personne a terminé
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L'attribution est terminée pour tous les utilisateurs si l'un des utilisateurs attribués marque l'attribution comme terminée.
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Cliquez sur Ajouter.
- Facultatif :
Ajoutez des rôles supplémentaires en suivant les étapes ci-dessus.
Vous pouvez ajouter un seul rôle à la fois. Vous pouvez sélectionner des utilisateurs multiples pour le rôle spécifié.
- Facultatif :
Pour changer le statut de l'attribution, dans la liste déroulante Statut, sélectionnez le nouveau statut.
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Cliquez sur Déplacer.
