Inhalts-Workflows
Während des Erstellens, Bearbeitens, Überprüfens und Genehmigens eines Dokuments durchläuft der Inhalt einen bestimmten Workflow und den dazugehörigen Status, z. B. „Erstellung:Arbeit“. Jeder Status erfordert Eingaben von Benutzern mit unterschiedlichen Rollen.
Jeder Status entspricht einer Phase des Vorgangs zur Erstellung eines Dokuments.
Der Status eines Objekts kann Folgendes angeben:
- Stelle im Dokumentationsprozess
- Nächste Workflow-Phase
- Benutzer, der momentan für das Objekt verantwortlich ist
- Mögliche Workflow-Phasen, die vor der Fertigstellung verbleiben
Jedes Objekt hat einen Status, der die aktuelle Workflow-Phase des Objekts widerspiegelt. Der Status der Objekte ändert sich gemäß dem in Ihrer Umgebung definierten Workflow. So könnte z. B. ein Topic mithilfe des Beispiel-Workflows vom anfänglichen Contribute-Status zum endgültigen Fertig-Status wechseln.
Rollen und Workflows
Jeder Benutzer hat eine oder mehrere Rollen, wie Contributor, Writer und Reviewer, abhängig von Ihrer Konfiguration und Ihren Zuweisungen.
Ein Fachexperte (SME) könnte beispielsweise einem technischen Redakteur einen groben Entwurf des Inhalts zur Verfügung stellen, der dann verfeinert wird. In diesem Fall ist die zugewiesene Rolle für den Fachexperten die Rolle „Contributor“ und die zugewiesene Rolle für den technischen Redakteur die Rolle „Writer“. Nach Abschluss der inhaltlichen Bearbeitung durch den Fachexperten weist der technische Redakteur dem Fachexperten die Rolle des Reviewers zu und sendet den Inhalt zum Kommentieren und Überprüfen auf Richtigkeit zurück.
Ein Benutzer hat die Verantwortung, Objekte mit einem Status zu bearbeiten, der sich auf die zugewiesene Rolle des Benutzers bezieht. Ein Writer oder ein anderer Benutzer kann den Status des Objekts ändern, damit Benutzer mit der angegebenen Rolle an dem Objekt arbeiten können.
Objektabhängigkeiten und Workflows
Ein Objekt kann in seinem Workflow nicht weiter fortgeschritten sein als seine Abhängigkeiten. Wenn in einem Topic beispielsweise auf Grafiken verwiesen wird, kann das Topic nicht in den Status Fertig wechseln, bevor nicht alle zugehörigen Grafiken ebenfalls in den Status Fertig wechseln. Ein Topic kann nicht in den Status Fertig wechseln, wenn es auf nicht abgeschlossene Conrefs verweist, die noch den Status Arbeiten aufweisen.