Bonnes pratiques pour les révisions collaboratives

Les révisions collaboratives constituent un excellent moyen d'obtenir des avis si elles sont bien gérées. Voici quelques bonnes pratiques pour l'utilisation des révisions collaboratives.

Se préparer pour une révision

Avant de créer une révision collaborative, vous pouvez procéder aux préparatifs suivants :

• Assurez-vous que les réviseurs sont désignés comme utilisateurs à l'avance afin qu'il n'y ait pas d'obstacles à la réalisation d'une révision.
• Veillez à ce que les notifications par e-mail soient configurées pour les révisions collaboratives.
• Ajoutez des rubriques à une carte temporaire si vous souhaitez obtenir des avis sur quelques rubriques seulement. La révision collaborative que vous créez à partir de la carte ne contiendra que les rubriques que vous devez réviser.

Création d'une révision collaborative

Pendant la création d'une révision collaborative, essayez ce qui suit :

• Utilisez les dates d'échéance pour communiquer les délais.
• Utilisez une convention d'affectation de noms cohérente pour les révisions collaboratives, telle que [titre de la carte]_[version du produit]_[date]. Si vous créez plusieurs séries de révisions, il est plus facile de distinguer les révisions collaboratives.
• Ajoutez des fichiers Ditaval lors de la génération d'une révision collaborative afin que les réviseurs puissent voir la sortie pour le contenu avec des attributs de profilage conditionnel.
• Utilisez les fichiers Ditaval et les attributs de profilage conditionnel pour produire une version de la révision collaborative qui cible plus efficacement un groupe de spécialistes de domaine avec un contenu ciblé.

Pendant la révision collaborative

Une fois que la révision a commencé, vous pouvez procéder comme suit :

• Encouragez les réviseurs à indiquer qu'ils ont terminé afin que vous puissiez voir qu'ils ont terminé la révision collaborative.
• Envisagez de fermer une révision collaborative et d'en créer une nouvelle si de nombreux changements ont été apportés par les premiers réviseurs. Les révisions collaboratives sont un instantané du contenu au moment où elles sont créées, de sorte que les réviseurs ne voient pas les changements que vous apportez à partir des avis.
• Définissez une révision collaborative sur le statut In Discussion pour utiliser les annotations. Ainsi les réviseurs ne peuvent pas ajouter de nouvelles annotations pendant que vous traitez les annotations existantes.
• Définissez une révision collaborative sur le statut Terminé une fois que vous avez terminé, afin qu'elle ne soit plus considérée comme une attribution par les réviseurs.