Zuweisungs-Workflows
Sie können mehrere Benutzer in verschiedenen Rollen für eine Zuweisung festlegen. Auf diese Weise können Sie den gesamten Workflow für eine Zuweisung einrichten.
Bei einigen Rollen gibt es eine maximale Anzahl zugewiesener Benutzer. Dies hängt auch von der Konfiguration in Ihrer Umgebung ab.
Beim Erstellen der Zuweisung können Sie alle Benutzer zuweisen, die Sie für den gesamten Dokumentationsprozess benötigen. Sie müssen dann nicht laufend aktualisieren, für welche Benutzer die Zuweisung gilt. Sie können für sich selbst eine Zuweisung als Autor einrichten und zur gleichen Zeit Contributor und Reviewer zuweisen.
Wenn sich die Zuweisung nicht in einem Status befindet, durch den sie für eine Rolle aktiv ist, wird die Zuweisung nicht auf der Seite Meine Zuweisungen für Benutzer mit dieser Rolle angezeigt. Eine Zuweisung wird beispielsweise nur dann auf der Seite Meine Zuweisungen für die zugewiesenen Contributor angezeigt, wenn die Zuweisung den Status Contribute hat. Während sich der Status der Zuweisung ändert und der Workflow durchlaufen wird, wird sie nach Bedarf für Benutzer mit bestimmten Rollen aktiv.
Beispiel eines Zuweisungs-Workflows
Nachfolgend finden Sie ein Beispiel eines möglichen Workflows für eine Zuweisung. Viele weitere Workflows sind möglich. Der Prozess könnte mit einem technischen Redakteur, einem Informationsarchitekten oder einem ganz anderen Benutzer beginnen.
- Der technische Redakteur erstellt eine Map und einige Topics, alle mit dem Anfangsstatus Work.
- Er weist der Map eine Gruppe von Experten mit der Rolle "Contributor" zu. Der Autor richtet außerdem die Zuweisungsregel so ein, dass die Zuweisung nur dann als fertiggestellt gekennzeichnet wird, wenn alle Experten die Bearbeitung abgeschlossen haben.
- Anschließend weist er der Map einen anderen technischen Redakteur mit der Rolle "Reviewer" zu. Er legt auch die Regel fest, bei der der andere Autor den Status ändern kann.
- Der technische Redakteur ändert den Status der Map und einiger Topics in Contribute, und die Map wird zu einer aktiven Zuweisung für die Experten.
- Wenn die Experten die Seite Meine Zuweisungen öffnen, wird die zugewiesene Map im Status Contribute als zu bearbeitendes Element angezeigt.
- Wenn ein Experte seine Überprüfung beendet, ändert er die Kennzeichnung für das Objekt selbst in abgeschlossen. Für diesen Experten wird ein Häkchen auf dem Symbol des Objekts angezeigt.
- Wenn alle Experten ihre Arbeit abgeschlossen haben, ändert sich der Status der Zuweisung in fertiggestellt. Auf dem Symbol des Objekts wird für alle Benutzer ein Häkchen angezeigt.
- Der technische Redakteur sieht, dass die Arbeit an der Zuweisung abgeschlossen ist und ändert den Status zurück in Work. Das Häkchen, das angibt, dass die Bearbeitung der Zuweisung abgeschlossen ist, wird nicht mehr angezeigt, und die Zuweisung ist für den technischen Redakteur wieder aktiv.
- Der technische Redakteur ändert den Status des Topics in Review. Es wird nun zu einer aktiven Zuweisung für den anderen Autor, der es überprüft.
- Der andere technische Redakteur überprüft das Topic und ändert den Status zurück in Work. Es wird erneut zu einer aktiven Zuweisung für den ersten technischen Redakteur.
- Nachdem der technische Redakteur seine Arbeit abgeschlossen hat, ändert er den Status in Complete.
- Der Produktmanager oder der Informationsarchitekt setzt die abgeschlossenen Topics auf den Status Done, die dann nach Bedarf entweder veröffentlicht oder zur Lokalisierung gesendet werden können.