Grundlegendes zum Content-Workflow

Während des Vorgangs zur Erstellung eines Dokuments durchläuft der Inhalt verschiedene Phasen. In jeder Phase ist Input von Benutzern mit verschiedenen Rollen erforderlich.

Jedes Objekt erhält einen Status und der Status ändert sich gemäß dem in Ihrer Umgebung definierten Workflow. Ein Topic kann beispielsweise den folgenden Workflow vom Status Beitragen bis zum Status Fertig durchlaufen:

Abbildung: Beispiel eines Workflows
Beispiel-Workflow

Der Status eines Objekts stellt Ihnen folgende Informationen zu Verfügung:

  • An welcher Stelle es sich im Dokumentationsprozess befindet
  • Welche Schritte als Nächstes durchgeführt werden müssen
  • Was erledigt werden muss, bevor das Objekt abgeschlossen ist

Jede Person kann eine oder mehrere Rollen haben. In Ihrer Umgebung kann es beispielsweise die Rollen Contributor, Writer, Editor und Reviewer geben. Von einer Person, der eine bestimmte Rolle zugewiesen ist, wird erwartet, dass sie auf eine bestimmte Weise an dem zugewiesenen Inhalt arbeitet.

In Ihrer Organisation wird von Fachexperten beispielsweise erwartet, dass sie Inhalte verfassen, die dann zur Optimierung an technische Redakteure übergeben werden. Danach geben die technischen Redakteure die Inhalte zurück an die Fachexperten, die sie verifizieren und ggf. Änderungen vornehmen. In diesem Fall können die Fachexperten die Rollen "Contributor" und "Reviewer" haben, und technische Redakteure können die Rolle "Writer" haben.

Beispiel eines Workflows

Nachfolgend finden Sie ein Beispiel eines möglichen Workflows für Dokumentationen. Viele weitere Workflows sind möglich. Der Prozess könnte mit einem technischen Redakteur, einem Informationsarchitekt oder einem ganz anderen Benutzer beginnen.

  1. Der technische Redakteur erstellt eine Map und einige Topics.
  2. Er fügt den Topics grundlegenden Inhalt hinzu.
  3. Er weist die Topics einem Fachexperten zu, die die Rolle "Contributor" hat.
  4. Dann ändert der technische Redakteur den Status der Topics in Beitragen.
  5. Wenn der Fachexperte die Seite Meine Zuweisungen öffnet, werden die ihm zugewiesenen Topics mit dem Status Beitragen als zu bearbeitende Elemente angezeigt.
  6. Klickt der Fachexperte auf Bearbeiten, wird das Topic aus dem Repository ausgecheckt und im Topic-Editor geöffnet.
  7. Sobald der Fachexperte seinen Inhalt im Topic-Editor verfasst hat, klickt er auf Einchecken.
  8. Der Fachexperte ändert den Status des Objekts im Arbeit und weist es dem technischen Redakteur wieder zu.
  9. Der technische Redakteur arbeitet an dem Topic. Wenn er fertig ist, setzt er das Topic auf den Status Überprüfen und weist es dem Fachexperten wieder zu.
  10. Der Fachexperte prüft den Inhalt im Topic. Er kann neue Informationen hinzufügen oder weitere Änderungen empfehlen.
  11. Anschließend checkt der Fachexperte das Topic ein und setzt es wieder auf den Status Arbeit. Der technische Redakteur erhält so die Möglichkeit, an den Inhalten zu arbeiten oder diese anzuzeigen.
  12. Nachdem der technische Redakteur seine Arbeit abgeschlossen hat, ändert er den Status in Abgeschlossen.
  13. Der Produktmanager oder der Informationsarchitekt setzt die abgeschlossenen Topics auf den Status Fertig, die dann nach Bedarf entweder veröffentlicht oder zur Lokalisierung gesendet werden können.