Comprendre les processus liés au contenu

Durant la création d'un document, le contenu passe par différentes étapes. Chaque étape requiert la saisie effectuée par des utilisateurs ayant différents rôles.

A chaque objet est attribué un état donné, et cet état évolue en fonction du processus défini dans votre déploiement. Par exemple, une rubrique peut passer de l'état Contribuer à l'état Terminé via le processus suivant :

Figure: Exemple de processus
Processus d'exemple

L'état d'un objet indique les informations suivantes :

  • Emplacement dans votre processus de documentation
  • Quelles actions doivent être effectuées ensuite
  • Actions à accomplir avant l'achèvement

Chaque personne peut avoir un ou plusieurs rôles. Par exemple, votre déploiement peut comporter les rôles Contributeur, Rédacteur, Éditeur et Réviseur. La personne ayant un rôle particulier est chargée de travailler sur le contenu attribué dans un objectif spécifique.

Par exemple, les spécialistes de domaine de votre entreprise peuvent produire du contenu qui est ensuite transmis aux rédacteurs techniques. Une fois le contenu retravaillé par les rédacteurs techniques, il est à nouveau transmis aux spécialistes de domaine, pour qu'ils le vérifient et le modifient au besoin. Dans ce cas, les spécialistes doivent avoir le rôle de Contributeur et Réviseur, et les rédacteurs techniques le rôle de Rédacteur.

Exemple de processus

Voici un exemple de processus possible pour la documentation. D'autres processus sont possibles. Ce processus peut débuter avec un rédacteur technique, un architecte d'information, ou tout autre utilisateur.

  1. Le rédacteur ou la rédactrice technique crée une carte et quelques rubriques.
  2. Il ajoute du contenu aux rubriques.
  3. Il attribue les rubriques à un spécialiste de domaine, ayant le rôle de Contributeur.
  4. Il fait ensuite passer les rubriques à l'état Contribuer.
  5. Lorsque le spécialiste de domaine ouvre la page Mes attributions, les rubriques attribuées dans l'état Contribuer s'affichent sous forme d'éléments à traiter.
  6. Lorsque le spécialiste de domaine clique sur Édition, la rubrique est verrouillée dans le référentiel ou s'ouvre dans l'Éditeur de rubrique.
  7. Lorsque le spécialiste de domaine termine la rédaction du contenu dans Éditeur de rubrique, il clique sur Déverrouiller.
  8. Le spécialiste de domaine fait passer l'état de l'objet de contenu à Travail et l'attribue à nouveau au rédacteur technique.
  9. Le rédacteur technique travaille sur la rubrique, et une fois terminée, il fait passer la rubrique à l'état Révision et l'attribue à nouveau au spécialiste de domaine.
  10. Le spécialiste de domaine vérifie le contenu de la rubrique. Le spécialiste de domaine peut ajouter de nouvelles informations ou recommander des modifications supplémentaires.
  11. Lorsqu'il a terminé, le spécialiste de domaine vérifie la rubrique, puis la fait passer à l'état Travail, pour permettre au rédacteur technique de visualiser le contenu et d'y travailler.
  12. Lorsque le rédacteur technique a terminé, il fait passer le contenu à l'état Terminé.
  13. Les rubriques sont alors entre les mains du gestionnaire de produit ou de l'architecte d'information, qui les fait passer à l'état Terminé, et elles peuvent alors être publiées ou envoyées en traduction, selon les besoins.