Énergir

CCMS 採用の推進要因

ずっと昔（2016 年以前）、EGT は時代遅れの Microsoft Word を使って、文書を作成し、管理していました。このソリューションは 15 年以上に開発したものでしたが、「印刷には十分ですが、拡張性に乏しく、HTML のより動的なコンテンツを配信するというニーズの増大にはまったく合っていませんでした」と、ETG のシニアトレーニングアドバイザー、Raymond Bissonnette 氏は言います。

同社を DITA CCMS の採用へと突き動かした、旧システムで直面していた主な課題は次のとおりです。

• 共有ドライブで文書を管理しにくい
• 拡張性がない
• 長期維持が難しい
• コーポレートIT部門でサポートできなかった

ETG は、DITA オーサリング、発行、コンテンツ管理用の長期的なドキュメント制作ソリューションを探し求めていました。彼らは古いテクノロジー、およびカスタムビルトシステムを保守する個々の人材への依存度を下げながら、どのような情報でも同じ外観で出力し、執筆者の生産性レベルを改善し、トレーニングソースの完全性を保護するシステムを入手したいと望んでいました。

「市場にはパワフルなソリューションが複数販売されていますが、前進するなら、IXIA CCMS が迷うことなくベストでした」とBissonnette 氏は言います。「ETG にはすでに、マップ、コンテンツのリファレンスとフィルタリングを基盤としたドキュメントアーキテクチャがあったので、DITA XML ベースのシステムを採用することは、私達にとって自然なアップグレードパスでした」

ETG とその IT サポートチームは、IXIA CCMS なら各種部門間の橋渡しになって、コンテンツの作成と配布を統合できるだろうと考えました。

IXIA CCMS がある人生

ETG は Comtech のコンサルタントの助言を受けて IXIA CCMS を選択し、2016 年にシステムの導入に成功しました。以来、ETG は以下の作業に CCMS を利用しています。

• コース、筆記試験、実技試験に関わるトレーニング文書の管理
• 作業の教育に使われる標準運用手順の作成
• 実用評価におけるこれらの手順とチェックリストの再利用
• 学習管理システム（LSM）による筆記試験の管理（Dynamic Release Management（DRM）を利用）

IXIA CCMS の採用で達成した最大のことの 1 つは、中央 IT 部門からのサポートが改善した点です。Word に基づく古いソリューションは、社内でつなぎ合わされたもので、新しい管理チームが増大するニーズにより適切に対処し、会社でサポートされているソリューションを実装するには、IT に手伝ってもらう必要がありました。

Bissonnette 氏によると、ETG は既存の複数のサイロをつなぎ合わせ、社内全体でコンテンツの共有と共同作業を促進する必要がありました。XML ベースのシステムを採用し、効率的なワークフローを実装することで、この目標の達成にかなり近くまでたどり着きました。

CCMS、より具体的には DITA XML アーキテクチャを採用することで、独自仕様のソリューションに伴う社内開発コストをかけることなく、一連の新しい機能を利用できるようになりました。

IXIA CCMS により、1 日もかけずにブランドを再確立

IXIA CCMS により、1 日もかけずにブランドを再確立

2017 年 11 月、Gaz Métro は社名を「Énergir」に変えました。技術文書について言えば、ブランドの再確立は数千個ものコンテンツを大量に見直すことを意味します。

「PowerPoint や Word 文書内での移行だったら、当社のグラフィックアーティストの作業に多くの日数を要したでしょう」と Bissonnette 氏は言います。

「IXIA CCMS の場合、Gaz Metro キーを Énergir に変え、プラグインのフロントページとヘッダーのロゴを変えるだけで済みました」

ETG は IXIA CCMS の技術文書作成ツールを使って、社名、ロゴ、ブランドを 1 日たらずで切り替えることができました。ETG は、この規模のブランド再確立に伴いがちな時間、コスト、ストレスを節約しました。

健全なアーキテクチャとプロセスと共に XML と CCMS を採用することは、組織が将来に向けて備える上で最善の決定の 1 つです」
Raymond Bissonnette – Energir のシニアトレーニングアドバイザー

IXIA CCMS を学習管理システム（LMS）に統合

ETG は IXIA CCMS を学習管理システム、PeopleFluent に統合しました。目標は 2 つありました。

1. LMS から公式なコースタイトルを取得（EGT はリストを夜間インポート）
2. ホスト SCORM から知識評価の出力

LMS は ETG コースのメタデータの主要ソースとして使われています。メタデータは LMS から、新しい DITA ファイルを CCMS で作成するため、または既存のメタデータを CCMS を更新するために抽出されます。

CCMS は、学習評価用の SCORM パッケージの作成に使われ、このパッケージはコース終了時または必要な定期的認定用に従業員を評価するために LMS にインポートされます。ETG 学習評価の出力/プラグインも、コース全体で使用される知識クイズの発行をサポートしています。SCORM パッケージとオンラインクイズは同じ HTML ユーザーインタフェースを共有しています。

ETG は IXIA CCMS を使って、DITA コンテンツを生成または使用できない外部システム（PeopleFluent）と統合することができます。 IXIA CCMS では、企業は DITA を使って 特定の コンテンツを制作するかどうかを決定したり、DITA によるコンテンツの再利用を享受したりすることができ、そのコンテンツに情報を提供する、またはそのコンテンツからの情報を利用するすべてのツールを必ずしも変更する必要はありません。

これまで DITA を使ったことがない企業に DITA をお勧めしますか？

「もちろん、お勧めします」 Bissonnette 氏は答えます。

「コンテンツの用途変更、フィルタリング、マルチチャネルパブリッシングなどのビジネス要件を抱えるあらゆる企業にとって、DITA は検討の価値があります」

ETG が DITA ソリューション内で特に便利だと思った 1 つの機能は、小さいチームの予算でパイロット版または概念実証を実施できることです。CCMS の支援によって、ソリューションを前進させて拡張し、数百単位のオブジェクトをサポートできます。

協働して高い質のコンテンツを制作することは、ETG にとって以前は難しいことでした。IXIA CCMS のおかげで採用プロセスがはるかに容易になりました。

「今後リリースされる Lightweight DITA 規格も、離れた場所にいるチーム内での共同作業を実現します。一部のユーザーの場合、DITA のラーニングカーブはやや険しいかもしれませんが、カーブをなだらかにする方法もありますし、段階的な実装ですぐにメリットを実感できます」と、Bissonnette 氏は言います。